Governança em compras: alçadas, histórico e três orçamentos

Por que existem regras de governança em compras?

Porque compras movimenta a maior parte do dinheiro de uma obra. As regras existem para responder, a qualquer momento, a três perguntas: a empresa pagou um preço justo, quem autorizou tinha autoridade para isso e há como provar.

Elas protegem a empresa contra erro, desperdício e fraude. Protegem também o comprador. Quem registra o processo não precisa defender a própria decisão de memória meses depois.

O que é a regra dos três orçamentos?

É a exigência de comparar ao menos três propostas antes de fechar uma compra. Com uma proposta, não há referência. Com duas, não dá para saber qual está fora da curva. Com três, o preço de mercado começa a aparecer.

A regra só funciona se as propostas forem comparáveis: mesmo escopo, mesma unidade, mesmas condições de frete e pagamento. É o trabalho do mapa de cotação.

Três é o mínimo, e não o ideal. Nos itens de maior peso, mais propostas dão mais segurança. Nas operações atendidas pela dgenny, o comprador passa de 5 para até 50 fornecedores comparados em paralelo (fonte: dgenny, 2026).

Como definir as alçadas de aprovação?

Por faixa de valor. A alçada diz quem pode aprovar uma compra de cada tamanho. Um desenho simples tem três níveis.

• Valores baixos: o comprador aprova, dentro de um limite.
• Valores intermediários: o gestor de compras ou o engenheiro da obra aprova.
• Valores altos: a diretoria aprova.

Três cuidados evitam que a alçada vire gargalo.

1. Ajuste as faixas ao perfil das compras. Se a diretoria aprova dezenas de pedidos por semana, a faixa está baixa demais.
2. Defina um substituto para cada aprovador. Férias e viagens não podem parar a obra.
3. Impeça o fracionamento. Dividir um pedido para caber na alçada menor é o desvio mais comum.

O que guardar no histórico de negociação?

O suficiente para reconstituir a compra sem falar com quem a fez. Cinco registros.

• A solicitação, com quem pediu e para quê.
• Os fornecedores consultados e a data de cada consulta.
• As propostas originais, no formato em que chegaram.
• A negociação, com as contrapropostas e os combinados.
• A decisão, com a justificativa e a aprovação.

Quando a cotação acontece em conversas pessoais, boa parte disso se perde. O artigo sobre WhatsApp em compras trata desse ponto.

Como cumprir as regras sem travar a obra?

Fazendo a regra acompanhar o risco. Quatro ajustes resolvem a maior parte dos conflitos.

• Regra proporcional ao valor. Itens da curva C podem ter um fluxo mais curto. A curva ABC ajuda a definir as faixas.
• Exceção prevista por escrito. Urgência e fornecedor único acontecem. A regra deve dizer quem autoriza e como registrar.
• Cotação rápida. Se reunir três propostas leva dias, o time contorna a regra. Se leva minutos, a regra é cumprida sem esforço.
• Registro automático. Histórico que depende de alguém arquivar não fica completo.

O que a auditoria vai pedir?

Evidência de que a regra foi seguida em cada compra. Na prática, o auditor escolhe alguns pedidos e pede o histórico. O que ele procura:

• Compras sem o número mínimo de propostas.
• Aprovações fora da alçada ou feitas depois do pedido.
• Pedidos fracionados.
• Concentração em um fornecedor sem justificativa.
• Escolha de proposta mais cara sem motivo registrado.

Um processo com histórico de cotações e decisões, integrado ao ERP, responde a esses pontos em minutos. A dgenny registra as cotações e as decisões e envia o resultado ao ERP da empresa (fonte: dgenny, 2026).

Quer ver quanto a sua operação ganha com isso? Use a calculadora de retorno ou veja outros artigos sobre cotação e equalização.